Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
Oeschger´s EDV Systeme
Adrian Oeschger
Bernau im Schwarzwald
Deutschland

E-Mail: kontakt@oeschger-edv.de
Support: support@oeschger-edv.de
Telefon: 07675 9299890

2. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Bereitstellung des Supportportals, zur Anlage und Verwaltung von Kundenaccounts, zur Bearbeitung von Supportfällen, zur Kommunikation, zur Dokumentation von Vorgängen, zur Fehleranalyse, zur Systemsicherheit und zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten.

3. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Vertragserfüllung oder vorvertraglichen Bearbeitung erforderlich ist, nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Pflichten bestehen, und nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit berechtigte Interessen an einem sicheren, stabilen und nachvollziehbaren Supportbetrieb bestehen.

4. Verarbeitete Daten im Supportportal

Je nach Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Kontaktinformationen
• Benutzerkonto, Rollen, Berechtigungen, Status und Login-Informationen
• Ticketdaten, Betreff, Beschreibung, Antworten, Notizen, Status, Priorität und Vorgangsverlauf
• Anhänge, Screenshots oder Dateien, soweit diese aktiv durch Nutzer bereitgestellt werden
• technische Informationen wie IP-Adresse, Zeitpunkt, Browserinformationen, Logdaten und Sicherheitsereignisse

5. E-Mail-Kommunikation und Microsoft 365 / Microsoft Graph

Zur Bearbeitung von Supportfällen, Benachrichtigungen, Passwortzurücksetzungen und Systemmeldungen können E-Mail-Adressen, Namen, Inhalte, Betreff, Vorgangsbezug und technische Versandinformationen verarbeitet werden. Der Versand kann über Microsoft 365 beziehungsweise Microsoft Graph erfolgen.

6. KI-Unterstützung bei Antwortvorschlägen

Im Supportportal können interne KI-Antwortvorschläge eingesetzt werden, um Supportantworten vorzubereiten. Dabei können ausgewählte Ticketinhalte, Verlaufsauszüge und technische Informationen verarbeitet werden. Anhänge oder Screenshots werden nicht automatisch an KI-Dienste übermittelt. Eine Antwort wird nicht automatisch an Kunden versendet, sondern muss durch berechtigte Personen geprüft und bestätigt werden.

7. Cookies, localStorage und technisch notwendige Funktionen

Das Supportportal setzt keine Marketing- oder Tracking-Cookies ein. Es werden technisch notwendige Funktionen verwendet, damit Anmeldung, Sicherheit, Darstellung, Hell-/Dunkelmodus und Portalbedienung funktionieren. Die Bestätigung des Cookie- und Datenschutzhinweises kann lokal im Browser gespeichert werden.

Soweit Informationen im Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, erfolgt dies nach Maßgabe des TDDDG. Technisch notwendige Funktionen dienen der Bereitstellung des ausdrücklich gewünschten digitalen Dienstes.

8. Server-Logdaten und Sicherheit

Beim Zugriff auf das Portal können Server-Logdaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, HTTP-Statuscode, Browserinformationen und technische Abrufdaten. Diese Daten dienen dem sicheren Betrieb, der Fehleranalyse, Angriffserkennung und Nachvollziehbarkeit.

9. Backups und Datensicherung

Zur Sicherstellung von Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit werden regelmäßige Backups erstellt. Backups können personenbezogene Daten enthalten, werden verschlüsselt gesichert und ausschließlich für Wiederherstellung, Fehleranalyse und Sicherheitszwecke verwendet.

10. Empfänger und Dienstleister

Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies für Betrieb, Support, Vertragserfüllung, Kommunikation, Sicherheit oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Empfänger können insbesondere IT-, Hosting-, Mail-, Backup-, Cloud- und Supportdienstleister sein. Soweit erforderlich, erfolgt der Einsatz auf Grundlage geeigneter Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

11. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Maßgeblich sind insbesondere Vertragslaufzeiten, Support- und Nachweiszwecke, gesetzliche Aufbewahrungspflichten sowie berechtigte Sicherheits- und Dokumentationsinteressen.

12. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerspruch
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an kontakt@oeschger-edv.de.

13. Zuständige Aufsichtsbehörde

Für Baden-Württemberg ist zuständig:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

14. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich technische, organisatorische oder rechtliche Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils im Supportportal veröffentlichte Fassung.